Os arquivos são fontes de informação e conhecimento sobre os fundos arquivísticos, entidades produtoras e detentoras, quer se trate de arquivos públicos, religiosos, departamentais, empresarias, pessoais ou familiares. Como fontes privilegiadas de investigação, não devem ignorar-se, perder-se, deteriorar-se ou deixar de se tratar, sob pena de se criarem lacunas ou omissões graves na construção das estruturas do conhecimento científico, económico, político e histórico das instituições e dos países. A DID está a criar uma estrutura de conhecimento e formação sobre as funções implícitas na gestão dos sistemas de arquivo, abordando aspectos da ciência arquivística e prática da criação e gestão de bases de dados com o Sistema de Arquivos DocBASE®.
DESTINATÁRIOS
Arquivistas, Bibliotecários e outros responsáveis pela criação e manutenção de bases de dados de Arquivos. Arquivistas, Bibliotecários e Especialistas de Informática, responsáveis pela gestão do Sistema de Arquivos.
OBJECTIVOS
· Proporcionar conhecimentos teóricos e práticos sobre organização e classificação de arquivos. · Dar a melhor orientação quanto às opções a tomar relativamente à descrição arquivistíca. · Analisar a Norma ISAD (G) como instrumento estruturante da descrição arquivística, · Analisar a Norma ISAAR(CPF) de registos de autoridade aplicados à descrição de colectividades, pessoas e famílias. · Transmitir noções básicas sobre acondicionamento de documentos · Prática de criação de bases de dados no Sistema de Arquivos DocBASE · Prática sobre construção de planos de classificação, linguagens de indexação e ficheiros de autoridade · Noções de administração e gestão do Sistema de Arquivos DocBASE.
PROGRAMA
1º e 2º DIAS 1. Organização de Arquivos 1.1. Conceitos fundamentais 1.2. Organizar e ordenar 1.3. Classificar
2. Descrição de Arquivos
3. Conceitos fundamentais 3.1. Opções a tomar na descrição de arquivos 3.2. Normas de descrição 3.3. Indexação
4. Noções básicas de acondicionamento de documentos
3º Dia
5. PRáTICA DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DocBASE® APLICADO A DESCRIÇÃO DE ARQUIVOS 5.1. Criação de bases de dados aplicadas a planos de classificação 5.2. Criação de tesauros e ficheiros de autoridade de acordo com os princípios da ISAAR(CPF). 5.3. Criação de registos de bases de dados de arquivo de acordo com os níveis FUNDO, SUBFUNDO, SECÇÂO, SUBSECÇÃO, SÉRIE, SUBSÉRIE, PROCESSO e PEÇA ou outros níveis intermédios 5.4. Criação de registos através de dados pré-definidos, cópia e duplicação de registos idênticos 5.5. Indexação e classificação, em linha, a partir de tesauros, classificações e ficheiros de autoridade 5.6. Criação de dados, em linha, a partir de 40 campos de informação existente nos índices das bases de dados, tesauros, planos de classificação e ficheiros de autoridade 5.7. Prática de associação de ficheiros digitais (256 ficheiros) a cada registo de arquivo. 5.8. Atribuição de privilégios de privacidade a bases de dados, registos e imagens a disponibilizar na DocBWEB®, em função da confidencialidade de projectos de investigação 5.9. Criação de registos com informação de gestão aplicada a conservação, manutenção e empréstimo de documentos de arquivo 5.10. Criação de registos com informação legislativa ou informação bibliográfica associada aos documentos de arquivo
6. PESQUISA EM SISTEMA LOCAL E DOCBWEB® 6.1. Pesquisa de informação em sistema local 6.2. Visualização de resultados de pesquisa em formatos poli-hierárquicos 6.3. Visualização poli-hierárquica integral de um Sistema de Arquivos, partindo do nível FUNDO para o nível PEÇA
7. Difusão Selectiva da Informação via email
8. Produção impressa e digital de inventários e guias
9. Visualização poli-hierárquica e percurso integral no Sistema de Arquivos de acordo com o Plano de Classificação
NORMALIZAÇÃO
ISAD(G) : Norma geral internacional de descrição arquivística : adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo, 19-22 de Setembro de 1999 / Conselho Internacional de Arquivos ; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização e Descrição de Arquivo. - 2ª ed. – Lisboa : Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, 2004. – 104 p. ; 30 cm. ISBN 972-8107-69-2 DL 21 8553/05
ISAAR(CPF) : International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families / Prepared by the Ad Hoc Comission on Descriptive Standards, Paris, VFrance, 15-20 November 1995. – Final ICA approved version. – Ottawa : The Secretariat of the ICA and Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, 1996. – 24 p. ; 30 cm. ISBN 0-9696035-3-3
10. DOCUMENTAÇÃO DE CONSULTA 10.1. Manual “Gestão de Arquivos DocBASE” 10.2. Manual “Gestão de Linguagens Documentais”
