Introdução:
A gestão das bases de dados é fundamental para garantir a qualidade da informação, assumindo agora especial relevância com a crescente disponibilização da informação na Internet.
Estando a perder-se a relação pessoal entre profissionais da informação e utilizadores que, em processo evolutivo se fidelizam cada vez mais à Internet, é fundamental para as bibliotecas que a informação disponibilizada seja fiável, actualizada e crescentemente valorizada com novas tecnologias e formas de conhecimento como os ficheiros digitais e endereços electrónicos associados a termos de pesquisa, redes de conhecimento com aplicação das tecnologias Z39.50, Mailing Lists e RSS, tecnologias RFID para auto-empréstimo e auto-devolução, entre outras.
O Módulo de Gestão de Informação Documental constitui-se como a arquitectura central do Sistema DocBASE® para Bibliotecas, sendo a partir das bases de dados bibliográficas criadas neste Módulo que se realiza todo o processo de gestão integrada da informação com o Sistema de Pesquisa DocBWEB®/Z39.50 DocBASE®, Módulos de Gestão de Aquisições, Gestão de Publicações em Continuidade (Séries), Gestão de Linguagens Documentais, Gestão de Empréstimos e Gestor DocBASE para a Qualidade®.
O uso intensivo das tecnologias e potencialidades associadas a este Módulo são fundamentais para utilização lógica dos seus recursos como a criação de 70 campos de preenchimento automático a partir de índices, thesaurus e ficheiros de autoridade criados no Módulo de Linguagens Documentais, integração em bases de dados locais de registos disponíveis em bases de dados externas, facilidade de gestão Multimédia (256 ficheiros de imagem, som, vídeo e texto e 256 endereços electrónicos de portais, sites e páginas WEB para navegação hypertexto), elaboração dinâmica de colectâneas, catálogos, bibliografias e índices, disponibilização de ajudas para catalogação e entradas de autoridade, conversão dinâmica de bases de dados internas e externas em formatos UniMARC e MARC21, segurança de dados, atribuição de parâmetros de confidencialidade a bases de dados, registos e imagens, delimitação de tarefas por técnicos e administradores do sistema, configuração de passwords, classes de bases de dados e thesaurus.
O Módulo de Gestão de Informação Documental interliga-se dinamicamente com o Gestor DocBASE® para a Qualidade® actuando sobre registos, importação e exportação de bases de dados, eliminação, fusão ou produção de relatórios sobre registos duplicados, correcção em bloco de erros e inconsistência de índices, fusão de bases de dados e microtesauros, estatísticas sobre todos os campos dos registos, transposição de conteúdos incorrectamente atribuídos a determinados campos, reformatação de registos e controlo de acessos a bases de dados.

Destinatários:
Administradores, gestores e bibliotecários responsáveis pelo Sistema de Informação DocBASE®/ DocBWEB®.
Profissões liberais, professores e estudantes que utilizam a DocBASE® para informatização das suas bibliotecas pessoais

Objectivos:
♦ Demonstrar a relação que se estabelece entre o Módulo de Gestão de Informação Documental, coluna central da arquitectura DocBASE®, com os módulos de Gestão de Empréstimos, Gestão de Publicações em Continuidade, Gestão de Aquisições, Gestão de Linguagens Documentais, Sistema de Pesquisa DocBWEB®, Servidor e Cliente Z39.50 e Gestor DocBASE para a Qualidade®.
♦ Exemplificar automatismos DocBASE®, geradores de ergonomia e fiabilidade da informação por reutilização consecutiva de dados já disponíveis nos índices das bases de dados ou criados no Módulo de Linguagens Documentais.
♦ Exemplificar a captura de registos disponíveis em bases de dados nacionais e internacionais e integração dinâmica na DocBASE® como meio de acelarar a constituição de bases de dados e economizar cerca de 90% do tempo necessário à criação de registos por processos normais.
♦ Estimular a utilização das tecnologias Multimédia, valorizando a vantagem que oferecem como meios privilegiados de acesso aos conteúdos integrais dos documentos e de preservação de originais.
♦ Com a DocBASE® é possível associar 256 ficheiros digitais a cada registo e igualmente associar 256 endereços electrónicos de portais, sites e páginas WEB.
♦ Reconhecer as vantagens da produção de catálogos numerados e assinados com ou sem associações multimédia, como processos ideais de permuta e difusão de fundos especializados.
♦ Conhecer as tecnologias de associação de thesaurus, ficheiros de autoridade e classificações a bases de dados disponíveis na DocBWEB®
♦ Conferir atributos de confidencialidade a bases de dados, registos e imagens a disponibilizar na DocBWEB® como processo de preservar a informação que apenas deva ser conhecida dos intervenientes, como por exemplo em projectos de constituição de fontes bibliográficas para teses, trabalhos científicos, planos curriculares ou então arquivos históricos em fase de desenvolvimento ou bases de dados de museus com imagens ou marcas confidenciais.
♦ Reconhecer as vantagens económicas que decorrem da não codificação de dados no momento da criação automática de registos, pela capacidade do conversor DocBASE®/UniMARC/DocBASE® de codificação automática dos registos no momento da exportação para a PorBASE.
♦ Demonstrar as vantagens de utilização do Gestor DocBASE® como garante de qualidade das bases de dados e de produção estatística.
♦ Conferir conhecimentos ligados a processos sensíveis como segurança de dados, parametrização de bases de dados, thesaurus e ficheiros de autoridade e classificações a disponibilizar na DocBWEB®, criação, duplicação, reinicialização das bases de dados, configuração de acesso e delimitação de tarefas aos técnicos e utilizadores.

Programa:

1.    CRIAÇÃO AUTOMÁTICA DE BASES DE DADOS E REGISTOS
1.1    Criação de bases de dados por processos de importação, duplicação ou a partir de fontes externas como CDROM’s, DVD’s.
1.2    Criação ou duplicação de bases ou segmentos de bases de dados para gestão de tipologias específicas de documentos como cartografia, cartazes, gravuras, desenhos, CDROM, DVD’s e outros suportes Multimédia.   
1.3    Criação de novos registos por recurso a processos de cópia, duplicação, substituição dados pré-definidos e importação a partir de bases de dados DocBASE®, CDROM’s ou download a partir da internet.
1.4    Criação de dados através do preenchimento de 70 campos, recorrendo a informação disponível em índices das bases de dados, thesaurus, classificações e ficheiros de autoridade.
1.5    Cpoy/Paste de dados de ambientes externos para campos de registos DocBASE®
1.6    Conhecer os processos ligados à gestão de directorias Multimédia para armazenamento selectivo das várias tipologias de ficheiros digitais, incluindo directorias próprias para imagens confidenciais.
1.7    Conhecer os vários processos de realizar as associações Multimédia: associação individual, em bloco ou automática.
1.8    Catalogação de registos multimédia, em linha, evitando o manuseamento de originais.
1.9    Correcção de dados, em linha, colocando em paralelo janelas de edição com ficheiros de índices onde se verificam as anomalias.
1.10    Utilização de teclas de função, especialmente F3 e F4, para visualização de exemplos de descrição bibliográfica e inserção automática de dados e controlo de duplicados.

2.    CONTROLO DE QUALIDADE
2.1    Controlar a qualidade da informação inserida, por confronto directo em linha, com registos de autoridade existentes em thesaurus, classificações, glossários e ficheiros de autoridade associados às bases de dados.
2.2    Criação, edição e substituição de dados de forma automática, por recurso ao editor externo SUBST e “Gestor DocBASE para a Qualidade”
2.3    Verificar sistematicamente registos apagados, recuperando-os ou mantendo-os apagados.
2.4    Controlar registos duplicados através do “Gestor DocBASE para a Qualidade®”, fundindo-os, eliminando-os, ou transformando-os em exemplares.
2.5    Verificar a validade dos registos, verificando através do Gestor DocBASE para a Qualidade®” se têm o número de campos mínimos recomendados pela Biblioteca Nacional.
2.6    Ordenar ocorrências dentro de campos repetíveis por ordem alfabética ascendente, descendente ou aleatória.
2.7    Utilização de teclas de função e janelas de posicionamento em registos e campos de dados, para verificação e controlo de informação já inserida na base de dados.
2.8    Uso sistemático em cada campo de dados, de exemplos ISBD e Regras Portuguesas de Catalogação para entradas mais complexas

3.    PROCESSOS DE PESQUISA
3.1    Pesquisa assistida através de expressões com operadores booleanos de intercepção, união, exclusão e relacionais.
3.2    Pesquisa com truncatura ao centro, direita, esquerda e WILD CARS.
3.3    Pesquisa de palavras ou termos em campos pré-estabelecidos.
3.4    Pesquisa em texto livre por palavra, em qualquer campo, por intervalo e SENSITIVE CASE.
3.5    Execução de pesquisas para reedição de subconjuntos de registos, impressão de catálogos, bibliografias e índices, segurança e exportação.
3.6    Execução de pesquisas por segmentos completos: assunto, autores, classificações, etc, para constituição de outras bases de dados sectoriais.
3.7    Execução de pesquisas para constituição de bases de dados ordenadas alfabeticamente por qualquer critério, recorrendo ao Gestor DocBASE para a Qualidade®.
3.8    Elaboração de pesquisas e armazenamento das expressões em ficheiros de duração ilimitada, para efeitos de Difusão Selectiva da Informação.
3.9    Reexecução de expressões de pesquisa (isoladas ou em conjuntos) e histórico de pesquisas.
3.10    Navegação sequencial, aleatória ou integral em bases de dados
3.11    Pesquisa de registos com associações multimédia

4.    PRODUTOS IMPRESSOS
4.1    Produção de colectâneas catálogos, bibliografias e índices, com ou sem associações multimédia
4.2    Produção de catálogos e bibliografias com exclusão de índices
4.3    Produção de índices (44 índices) para associação a catálogos e bibliografias ou para correcção de registos, em linha.
4.4    Ordenação de catálogos por 21 critérios diferentes: MFN, nº de inventário, autores, títulos, locais de edição, editores, colecções, assuntos, etc
4.5    Ordenação alfabética de índices de A a Z ou inversamente
4.6    Atribuição de separadores alfabéticos, numéricos ou símbolos a índices de bases de dados
4.7    Atribuição de prefixos e sufixos ao nº de registo (MFN) aplicados à impressão de catálogos e bibliografias
4.8    Impressão da totalidade do índice de uma base de dados ou apenas segmentos
4.9    Configuração e impressão de etiquetas para cotas e códigos de barras com ou sem imagens ou logótipos

5.    ACTUALIZAÇÃO DE REGISTOS E BASES DE DADOS
5.1    Utilização de ícon da barra de ferramentas para actualização automática de registos pesquisados
5.2    Constatar que a actualização de campos de dados e registos é automática, devendo por isso evitar-se o uso sistemático de actualização das bases de dados pelo menu Utilitários, o qual só necessário para actualização de bases de dados importadas.

6.    PROCESSOS DE SEGURANÇA, IMPORTAÇÃO/EXPORTAÇÃO DE BASES DE DADOS
6.1    Norma ISO 2709 (evitar este processo)
6.2    DocBASE.bst
6.3    Copy/Paste dos ficheiros de segurança para CD’s, DVD’s ou directorias externas.
6.4    Importação/exportação por XLS e FIE

7.    NOÇÕES DE GESTÃO DE BASES DE DADOS
7.1    Atribuição de privilégios de acesso a bases de dados
7.2    Configuração de tarefas a atribuir a leitores, técnicos e administradores
7.3    Alteração de logótipos e fontes das folhas de recolha de dados, modelos de visualização e impressão
7.4    Atribuição de parâmetros de confidencialidade a bases de dados, registos e imagens a disponibilizar na DocBWEB®
7.5    Conversão dinâmica DocBASE®/UniMARC/DocBASE® e MARC21

8.    NORMALIZAÇÃO
8.1    ISBD’s
8.2    Regras Portuguesas de Catalogação
8.3    Normas NP 405 e ISO690 e formatos livres para visualização de informação e produção impressa
8.4    Norma ISO 2709, XLS, FIE, UniMARC e MARC21 para permuta de dados

9.    DOCUMENTAÇÃO DE CONSULTA
9.1    Manual “Gestão de Informação Documental”
9.2    Manual “Gestão de Linguagens Documentais”
9.3    Regras Portuguesas de Catalogação
9.4    Normas de indexação